I vantaggi dell’utilizzo di un software di reception virtuale
L’utilizzo di un software di reception virtuale offre una serie di vantaggi significativi per le aziende di ogni dimensione. In primo luogo, essa migliora notevolmente l’efficienza operativa, semplificando la gestione degli accessi e delle registrazioni. L’automazione di processi come la registrazione dei visitatori, l’invio di notifiche e la generazione di badge contribuisce a ridurre il carico di lavoro del personale addetto all’accoglienza, consentendo loro di concentrarsi su compiti più strategici. Inoltre, la reception virtuale offre una maggiore flessibilità, consentendo agli utenti di registrarsi in modo autonomo attraverso l’uso del totem o del tablet.
Dal punto di vista della sicurezza, una reception virtuale consente un controllo più accurato degli accessi, garantendo che solo le persone autorizzate possano entrare nelle aree specifiche dell’azienda.
Infine, l’implementazione di un software di reception virtuale migliora notevolmente l’esperienza dei visitatori, offrendo un’accoglienza moderna e personalizzata. La capacità di gestire le interazioni multilingue, pre-registrare consulenti e semplificare il processo di accesso contribuisce a creare un ambiente professionale e all’avanguardia. In sintesi, la reception virtuale rappresenta un investimento strategico che coniuga efficienza, sicurezza e accoglienza per ottimizzare il funzionamento aziendale complessivo.
REGISTRAZIONE PRESENZE
Grazie al sistema digitale di controllo accessi che registra entrata e uscita degli ospiti tramite QRcode, il sistema di reception virtuale WelcomeUP ha sempre un quadro completo delle presenze dei visitatori. In caso di emergenze può fornire in tempo reale la lista dei soggetti presenti. L’accesso al database è estendibile anche al personale esterno alla struttura, es. il Resp. Sicurezza e/o altri incaricati.
ELIMINAZIONE DELLE CODE
La tecnologia digitale di WelcomeUP genera un risparmio di tempo nella gestione dell’accoglienza anche nei momenti di grande affluenza: dotandosi di un sistema di reception virtuale si allevia il lavoro degli il lavoro degli addetti alla reception tradizionale: chi entra (o esce) si registra in autonomia – tramite totem touch screen (o altro dispositivo) – in modo semplice e veloce.
SICUREZZA
Fornisce regolarmente report personalizzati relativi agli accessi, monitora incontri tra personale interno e visitatori e archivia i dati in ottemperanza alla Normativa Europea sul trattamento dei dati personali (GDPR 2016/679).
INTEGRAZIONE CON SISTEMI ESISTENTI
WelcomeUP permette una forte integrazione con sistemi e dispositivi esterni, come ad esempio sistemi HR, controllo accessi, apertura automatica porte, riconoscimento targhe e mezzi, Microsoft365/AD, ecc
RIDUZIONE COSTI DI GESTIONE
Automatizzare i punti di accesso, raccogliere i dati digitalmente, organizzarli e gestire i processi in modo automatico, comporta sempre un risparmio sui costi di gestione rispetto ad un punto di accesso presidiato.
MIGLIORARE L'ESPERIENZA CLIENTE
Il servizio di Reception Digitale ha un impatto positivo sull’esperienza complessiva del cliente, che sente di ricevere un un’accoglienza personalizzata e immediata e fornisce all’attività un’immagine professionale e al passo con i tempi.