Tutte le funzionalità

del sistema controllo accessi.

Gestisci ingressi, visitatori, flussi e sicurezza con un sistema controllo accessi completo, modulare e integrato.

Un’unica piattaforma per tutte le funzionalità.

Funzionalità operative del sistema controllo accessi

Un sistema controllo accessi moderno non si limita a gestire gli ingressi, ma consente di organizzare flussi, monitorare presenze e migliorare sicurezza ed efficienza operativa.

Le funzionalità di WelcomeUP permettono di digitalizzare ogni fase dell’accesso, dalla registrazione dei visitatori alla gestione avanzata degli ingressi.

Accessi e operatività

Organizzazione e gestione

Integrazione e infrastruttura

Controllo e sicurezza

Esperienza e comunicazione

Funzionalità avanzate

Accessi e operatività

Gestione reception digitale

Una reception sempre operativa

✔ Postazioni di registrazione configurabili
✔ Gestione autonoma degli utenti
✔ Ideale per reception non presidiate

Gestione check-in e accessi

Ingressi più veloci e senza code

✔ Registrazione autonoma da totem o kiosk
✔ Accesso con QR code, badge o invito
✔ Gestione accessi temporanei

Gestione badge e identificazione

Identificazione chiara e immediata

✔ Stampa badge automatica all’ingresso
✔ Badge personalizzabili
✔ Foto visitatore per identificazione

Gestione visitatori e fornitori

Accessi automatizzati e controllati

✔ Registrazione digitale ingressi
✔ Storico accessi e tracciabilità
✔ Invio documenti
✔ Notifica automatica ai referenti interni

Funzionalità avanzata

Gestione eventi e accessi

Gestione eventi fluida e sotto controllo

✔ Registrazione digitale dei partecipanti
✔ Badge personalizzati per eventi
✔ Monitoraggio presenze in tempo reale
✔ Report e analisi partecipazione
✔ Accesso tramite QR code o smartphone

Organizzazione e gestione

Gestione multi-sede e accessi

Controllo distribuito e centralizzato

✔ Gestione centralizzata di più sedi
✔ Controllo accessi su più varchi
✔ Configurazione flessibile

Funzionalità avanzata

Gestione prenotazione risorse

Gestisci calendario, sale e meeting in un unico flusso.

✔ Gestione calendari e disponibilità delle sale
✔ Prenotazione e organizzazione dei meeting
✔ Invio convocazioni ai partecipanti
✔ Generazione badge per i visitatori
✔ Invio indicazioni per raggiungere la sala

Funzionalità avanzata

Gestione accessi multiprofilo

Accessi e flussi diversi per ogni tipologia di utente.

✔ Creazione profili differenziati
✔ Flussi di registrazione personalizzati
✔ Gestione accessi e permessi per ruolo
✔ Gestione accessi ricorrenti per utenti abituali

Integrazione e infrastruttura

Funzionalità avanzata

Integrazione con sistemi aziendali

Collega WelcomeUP ai sistemi già in uso, senza modificare l’infrastruttura.

✔ Integrazione con Microsoft 365, Active Directory e Google
✔ Accesso tramite Single Sign-On (SSO)
✔ Connessione con sistemi CRM e software HR
✔ Sincronizzazione automatica di utenti e dati
✔ Autenticazione centralizzata

Funzionalità avanzata

Integrazione con sistemi di accesso automatico (porte, tornelli, cancelli)

Accessi automatizzati e controllati

✔ Apertura automatica di porte e varchi
✔ Integrazione con sistemi di sicurezza esistenti
✔ Riconoscimento targhe per accessi veicolari
✔ Distribuzione automatica badge e RFID

Funzionalità avanzata

Gestione accesso Wi-Fi ospiti

Accesso alla rete semplice e controllato

✔ Rilascio credenzialitramite OTP
✔ Rilascio credenziali con sistemi terzi (es. Cisco, Aruba)
✔ Integrazione con sistemi Captive Portal
✔ Integrazione con Active Directory

Controllo e sicurezza

Monitoraggio accessi e presenze

Flussi pianificati e senza interruzioni

✔ Visualizzazione ingressi in tempo reale
✔ Controllo di chi è presente
✔ Storico accessi sempre disponibile

Dashboard accessi e controllo

Visualizza in tempo reale accessi, presenze e flussi.

✔ Dashboard centralizzata degli accessi
✔ Visualizzazione presenze in tempo reale
✔ Controllo flussi di ingresso e uscita
✔ Supporto alla gestione operativa e alla sicurezza

Gestione report e tracciabilità

Dati chiari per decisioni migliori

✔ Storico accessi
✔ Report
✔ Export dati

Gestione emergenze ed evacuazioni

Più sicurezza nelle situazioni critiche

✔ Elenco presenze aggiornato in tempo reale
✔ Monitoraggio immediato delle persone presenti
✔ Supporto alle procedure di emergenza

Gestione ruoli e autorizzazioni

Maggiore sicurezza in ogni area

✔ Accessi consentiti solo agli autorizzati
✔ Gestione permessi per aree e ruoli
✔ Controllo centralizzato degli ingressi

Gestione dati e backup

Dati sempre protetti e accessibili

✔ Salvataggio sicuro delle informazioni
✔ Storico sempre disponibile
✔ Protezione dei dati

Gestione privacy e conformità

Dati protetti e gestione conforme alle normative.

✔ Raccolta e gestione consensi privacy (GDPR)
✔ Trattamento dati conforme alle normative
✔ Gestione sicura delle informazioni dei visitatori
✔ Controllo accessi ai dati e alle informazioni

Firma digitale e documenti

Raccogli firme e documenti direttamente in fase di accesso.

✔ Firma digitale di documenti e informative
✔ Raccolta documenti durante la registrazione
✔ Invio automatico documenti via email
✔ Archiviazione e tracciabilità delle autorizzazioni

Esperienza e comunicazione

Personalizzazione e multilingua

Esperienza su misura per ogni utente

✔ Interfacce personalizzabili
✔ Supporto multi-lingua ITA/ENG/*
✔ Adattamento a contesti diversi

* Altre lingue disponibili solo su richiesta ed esclusivamente per WelcomeUP Enterprise

Mappe e wayfinding

Spostamenti più semplici e guidati

✔ Accesso rete per visitatori
✔ Gestione credenziali automatica
✔ Esperienza digitale migliorata

Funzionalità avanzata

Integrazione con Digital signage

Esperienza su misura per ogni utente

✔ Messaggi di benvenuto personalizzati
✔ Informazioni per i visitatori
✔ Comunicazioni aziendali
✔ Contenuti multimediali e promozionali

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Funzionalità avanzate disponibili esclusivamente con il piano Enterprise

Le funzionalità avanzate trasformano WelcomeUP Enterprise in una piattaforma completamente integrata e scalabile, capace di adattarsi ai processi aziendali, dialogare con i sistemi esistenti e automatizzare flussi complessi, garantendo controllo, sicurezza e un’esperienza fluida in ogni punto di accesso.

Gestione accessi per eventi

ebento conferenza, accesso veloce con badge qrcode

Gestisci registrazione, accessi e presenze per eventi aziendali in modo semplice e organizzato.

WelcomeUP consente di coordinare l’intero flusso, dalla registrazione dei partecipanti fino al controllo degli accessi in sede, anche in presenza di grandi volumi.

Quando usarla

- Eventi aziendali e open day
- Convention, meeting e conferenze
- Formazione interna o sessioni con ospiti
- Gestione accessi per eventi con molti partecipanti

Vantaggi

- Riduce tempi di registrazione e code all’ingresso
- Centralizza la gestione dei partecipanti e degli organizzatori
- Automatizza accessi, badge e check-in tramite QR Code
- Fornisce visibilità in tempo reale su presenze e affluenze
- Supporta la gestione di eventi in sedi esterne
- Integra i dati partecipanti con sistemi aziendali (es. CRM)

Funzionalità principali

- Pre-registrazione dei partecipanti
- Importazione dei partecipanti da file
- Accesso dedicato per agenzie organizzatrici esterne
- Stampa di badge e materiali personalizzati (QR Code e info evento)
- WebApp per registrazione e check-in partecipanti tramite QR Code
- Monitoraggio presenze e report dedicati per evento
- Integrazione con sistemi CRM
- Registrazione self per partecipanti non accreditati
- Gestione eventi anche fuori sede (alberghi, fiere, ecc.)

Rilascio automatico credenziali Wi-Fi

Fornisci accesso Wi-Fi ai visitatori in modo automatico, sicuro e controllato.

WelcomeUP si integra con i sistemi di rete aziendali per generare e distribuire credenziali temporanee, semplificando l’accesso e migliorando l’esperienza in sede.

Quando usarla

- Sedi con accesso Wi-Fi per ospiti
- Aziende con visitatori frequenti
- Eventi e meeting con partecipanti esterni
- Contesti con policy di sicurezza sulla rete

Vantaggi

- Automatizza la gestione degli accessi Wi-Fi
- Riduce le richieste manuali al reparto IT
- Garantisce accessi temporanei e controllati
- Migliora l’esperienza dei visitatori

Funzionalità principali

- Generazione automatica credenziali Wi-Fi
- Credenziali personalizzate per ogni visitatore (OTP)
- Integrazione con sistemi Wi-Fi aziendali (es. Cisco, Aruba)
- Integrazione con Captive Portal
- Integrazione con Active Directory
- Supporto protocolli LDAP / Radius

Integrazione con Microsoft 365, Active Directory e Google

Integrazione con Active Directory e Microsoft 365

Gestisci utenti e accessi in modo centralizzato con i sistemi aziendali.

WelcomeUP si integra con Microsoft 365, Active Directory e Google per sincronizzare utenti e abilitare un accesso semplice e sicuro.

Quando usarla

- Aziende con Microsoft 365 o Google Workspace
- Organizzazioni con gestione utenti centralizzata
- Contesti con più utenti e ruoli aziendali
- Ambienti con esigenze di sicurezza sugli accessi

Vantaggi

- Consente l’accesso con credenziali aziendali (SSO)
- Centralizza la gestione di utenti e permessi
- Riduce la gestione manuale degli account
- Migliora sicurezza e controllo degli accessi

Funzionalità principali

- Integrazione con Microsoft 365, Active Directory e Google
- Accesso tramite Single Sign-On (SSO)
- Invio credenziali al visitatore tramite meeting di Outlook Calendar
- Sincronizzazione automatica utenti e contatti
- Gestione accessi basata su ruoli aziendali
- Autenticazione centralizzata

Integrazione con sistemi di accesso

Collega WelcomeUP a porte, tornelli e cancelli per automatizzare gli accessi.

La piattaforma si integra con i sistemi già presenti per gestire in modo automatico ingressi e uscite di persone e veicoli.

Quando usarla

- Aziende con sistemi di controllo accessi già installati
- Sedi con ingressi automatizzati
- Stabilimenti, logistica e ambienti industriali
- Contesti con accessi veicolari e pedonali

Vantaggi

- Automatizza ingressi e uscite senza interventi manuali
- Integra i sistemi esistenti senza modificarli
- igliora sicurezza e controllo degli accessi
- Gestisce accessi pedonali e veicolari in modo unificato

Funzionalità principali

- Apertura automatica varchi al check-in e check-out
- Integrazione con tornelli e sistemi di sicurezza esistenti
- Riconoscimento targhe per accessi veicolari
- Distribuzione automatizzata di badge e tessere RFID

Gestione accessi multiprofilo

Gestisci tipologie diverse di utenti con regole e accessi personalizzati.

Configura profili distinti per visitatori, fornitori, dipendenti e altri utenti, adattando registrazione e autorizzazioni alle esigenze aziendali.

Quando usarla

- Aziende con più tipologie di utenti
- Sedi con aree e livelli di accesso differenti
- Gestione fornitori, consulenti e personale esterno
- Contesti con esigenze di controllo accessi avanzato

Vantaggi

- Aumenta il controllo sugli accessi
- Riduce errori e attività manuali
- Automatizza i flussi di registrazione
- Adatta l’esperienza in base al tipo di utente

Funzionalità principali

- Creazione di profili utente differenziati
- Flussi di registrazione personalizzati per tipologia
- Gestione accessi e permessi per ruolo
- Configurazione di regole specifiche per ogni profilo
- Automazione dei processi

Pre-registrazione con calendario aziendale

Pre-registra i visitatori direttamente dal calendario aziendale.

Integra WelcomeUP con Outlook e Google Calendar per gestire inviti e accessi durante la pianificazione dei meeting.

Quando usarla

- Aziende che utilizzano Outlook o Google Calendar
- Sedi con meeting frequenti con visitatori esterni
- Gestione clienti, fornitori e consulenti
- Contesti in cui è necessario velocizzare l’accoglienza

Vantaggi

- Elimina la registrazione manuale dei visitatori
- Riduce tempi di attesa in reception
- Automatizza inviti, badge e comunicazioni
- Migliora l’esperienza di accesso per gli ospiti

Funzionalità principali

- Pre-registrazione visitatori da Outlook e Google Calendar
- Invio automatico convocazioni
- Generazione badge di accesso
- Invio istruzioni per l’ingresso
- Sincronizzazione con il calendario aziendale

Prenotazione risorse

Prenota sale, organizza riunioni e gestisci il calendario in un unico flusso.

Quando usarla

- Aziende con sale riunioni condivise
- Sedi con meeting frequenti
- Gestione ospiti e visitatori in ingresso
- Contesti con più risorse da coordinare

Vantaggi

- Centralizza la gestione di sale e meeting
- Riduce conflitti e sovrapposizioni nelle prenotazioni
- Semplifica l’organizzazione delle riunioni
- Migliora l’esperienza di visitatori e partecipanti

Funzionalità principali

- Gestione calendari e disponibilità delle sale
- Prenotazione e organizzazione delle riunioni
- Invio convocazioni ai partecipanti
- Generazione badge di accesso per i visitatori
- Invio indicazioni per raggiungere la sala

Integrazione con Digital Signage

Comunica con i visitatori attraverso monitor e display in sede.

WelcomeUP si integra con sistemi di digital signage per mostrare contenuti informativi, messaggi di benvenuto e comunicazioni in tempo reale.

Quando usarla

- Reception e aree di accoglienza
- Sedi con elevato flusso di visitatori
- Eventi, open day e fiere
- Aziende che vogliono migliorare la comunicazione in sede

Vantaggi

- Migliora l’esperienza di accoglienza
- Comunica informazioni in modo chiaro e immediato
- Centralizza i contenuti su più display
- Valorizza gli spazi aziendali

Funzionalità principali

- Visualizzazione contenuti su monitor e display
- Messaggi di benvenuto personalizzati
- Informazioni utili per visitatori e ospiti
- Comunicazioni aziendali e contenuti multimediali

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Affidabilità e casi d’uso

Dalle aziende ai musei, WelcomeUP è già al lavoro dove la gestione degli accessi conta davvero.

I nostri clienti raccontano come hanno digitalizzato l’accoglienza e il controllo accessi con WelcomeUP.

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Dicono di noi

Esperienze reali, risultati concreti

"Con la digitalizzazione del processo di check-in e check–out degli ospiti con WelcomeUP, abbiamo migliorato e personalizzato l’esperienza dei visitatori, riducendo i tempi di attesa per la registrazione soprattutto per gli ospiti frequenti.”

Alex Benedetti

System Administrator, AMADA Italia

"Il sistema WelcomeUP è stato di fondamentale importanza per eliminare le code e rendere più fluido e meno pericoloso l’ingresso dei mezzi nel nostro stabilimento”

Enrico Messori

Presidente Soc. Coop. Bilanciai

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