La reception virtuale per il controllo e la gestione degli accessi in azienda
Per garantire un’accoglienza professionale e sicura di visitatori, clienti e ospiti in aziende pubbliche o private, Infor ha sviluppato WelcomeUP, un sistema di reception digitale che gestisce e automatizza i punti di accesso.
Il software snellisce e digitalizza l’accoglienza ed è utilizzabile in contesti anche molto differenti fra loro: come digital concierge in strutture ricettive, nella gestione del front-office, all’ingresso di fiere ed eventi, all’interno di scuole, università e biblioteche, è ideale per gestire le code in strutture sanitarie e Pubblica Amministrazione.
Disponibile in due versioni, Light ed Enterprise, la soluzione si adatta ad ogni esigenza, che si tratti di piccole aziende con un unico ingresso o di medio-grandi organizzazioni che hanno più sedi e più ingressi per ogni sede. Il controllo accessi in versione Enterprise si integra con numerose funzionalità che ne ampliano il campo d’utilizzo.
Con WelcomeUP, potrai gestire in modo intelligente l’arrivo dei tuoi visitatori, assicurando un’accoglienza impeccabile e sicura. Avrai sempre sotto controllo chi si trova nella tua azienda, mantenendo un’immagine professionale e attenta.
Il software di reception virtuale WelcomeUP gestisce i dati in ottemperanza alla normativa europea sul trattamento dei dati personali (GDPR 2016/679)
Cosa puoi fare con la soluzione di reception virtuale WelcomeUP?
Self check-in e check-out
Il software consente la registrazione veloce delle entrate e delle uscite per visitatori, clienti e ospiti.
Il check-in è un processo che normalmente è eseguito manualmente da un addetto all’accoglienza, mentre con la reception virtuale il visitatore stesso, attraverso un totem touch screen dedicato (o un tablet) esegue il self check-in in modo veloce, registra l’eventuale documento d’identità e visiona il documento sulla privacy.
Inoltre, il sistema offre la possibilità di generare badge con codici QR, dotati di specifica validità temporale e autorizzazioni per l’accesso a determinate aree aziendali.
Il self check-out avviene velocemente con la lettura del QRcode, ma c’è anche la possibilità di impostare un check-out automatico per i visitatori “distratti”.
Gestire documenti e privacy
La reception virtuale è dotata di un sistema per registrare foto e documenti di identità del visitatore, può presentare ai visitatori il documento sulla privacy e monitorarne la relativa visione.
Il sistema consente di impostare l’invio di una email automatica al visitatore nel momento del check-in, tramite questa email si può allegare materiale informativo (es. regolamento aziendale, copia della privacy, ecc.) o materiale marketing (es. promozioni, eventi, news).
L’applicativo offre la flessibilità di definire le modalità e i tempi in cui il visitatore deve visionare i documenti, che sia la prima volta che entra in azienda, ad ogni ingresso, all’uscita, ecc.
Registrazione degli accessi in azienda
Il registro accessi giornaliero, fornito dalla reception virtuale, costituisce un elemento di fondamentale importanza per qualsiasi azienda.
Svolge un ruolo chiave nella gestione della sicurezza, offrendo un monitoraggio dettagliato delle entrate e delle uscite: la reception virtuale semplifica il processo di registrazione, consentendo una tracciabilità accurata dei visitatori, dei clienti e del personale interno. Questo non solo contribuisce a rafforzare le misure di sicurezza, ma fornisce anche una panoramica in tempo reale sulle presenze all’interno dell’organizzazione.
Comunicare in modo chiaro e multilingue
Una reception virtuale multilingue rappresenta un asset prezioso per qualsiasi azienda, offrendo diversi vantaggi e migliorando significativamente l’esperienza degli utenti.
In primo luogo, consente di accogliere e interagire con una clientela internazionale in modo efficiente, garantendo una comunicazione chiara e accurata nella lingua preferita dei visitatori. Inoltre, contribuisce a superare le barriere linguistiche, riducendo eventuali fraintendimenti e migliorando la fluidità delle interazioni.
Complessivamente, l’implementazione di una reception virtuale multilingue si traduce in un miglioramento sostanziale dell’efficienza, della comunicazione e dell’immagine aziendale, contribuendo a creare un ambiente accogliente, aperto e adatto a un contesto globale.
WelcomeUP, nella versione Light è disponibile in due lingue, italiano e inglese, nella versione Enterprise è invece possibile implementare la reception virtuale con qualsiasi lingua.
Gestire gli accessi in edifici con più di un’azienda
All’interno di un ampio complesso aziendale, caratterizzato dalla presenza di diverse organizzazioni, l’utilizzo di un totem multi accesso fornito dalla reception virtuale rappresenta un’innovativa soluzione per la gestione simultanea degli accessi.
Posizionato strategicamente all’ingresso principale, il totem costituisce un punto centralizzato di controllo e registrazione.
La versione Enterprise di WelcomeUP offre la funzionalità “multi accesso e multi sede” che permette la gestione simultanea di più ingressi e più sedi di un’unica azienda, consente la configurazione accessi diversificati per un edificio con più aziende e di specifici accessi per ogni categoria di visitatore.
Questa caratteristica avanzata non solo semplifica notevolmente il processo di monitoraggio, ma offre anche una gestione personalizzata e dettagliata degli accessi, garantendo un’esperienza sicura e ottimizzata per tutte le organizzazioni coinvolte. Con il totem multi accesso, la reception virtuale diventa un efficace strumento per migliorare la fluidità degli ingressi e delle uscite in contesti complessi e multitenant.
Pre-registrare consulenti per lavoro da remoto
Numerose aziende contano su consulenti esterni che lavorano regolarmente in remoto; tuttavia, è comune riscontrare situazioni in cui tali consulenti si connettono da remoto senza seguire adeguatamente le procedure di accesso o rispettare le politiche di privacy.
WelcomeUP offre una soluzione mediante un totem virtuale che consente la preregistrazione dei consulenti in una rete aziendale sicura attraverso una connessione VPN. Questo processo è agevolato dall’integrazione diretta con Active Directory (AD), garantendo un accesso conforme alle normative e alle policy aziendali. In tal modo, WelcomeUP assicura che i consulenti esterni possano lavorare in remoto in modo sicuro e conforme alle regolamentazioni aziendali, rispettando allo stesso tempo le necessità di sicurezza e privacy.
CASE HISTORY
Labirinto della Masone
L'implementazione della reception virtuale WelcomeUP ha permesso al Labirinto di poter monitorare e automatizzare le prenotazioni, accessi e numero di prenotazioni tramite un'unica dashboard, riducendo la formazione di code.
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